Projekt-Beispiel:

Chef entlastet, Mitarbeiter aufgewertet

Klient:
Kleiner Dienstleister, Oberbayern, 12 Mitarbeiter, inhabergeführt

Situation:
Chefs vollkommen überlastet, Mitarbeiter können ohne Chef die Aufgaben oft nicht zu Ende führen, zentralisierter Informationsfluss, kaum Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, hohes Stress- und Frustpotenzial. Dank des trotzdem vorhandenen, guten persönlichen Miteinanders große Bereitschaft, die Situation zu ändern.

Vorgehen:
Aus Vorgesprächen, die getrennt mit beiden Chefs (die vom Wesen her unterschiedlicher kaum hätten sein können) und den wesentlichen Mitarbeitern geführt wurden, kam heraus, dass drei Kernprobleme existieren: (1) die Aufgabenteilung zwischen den beiden Chefs, (2) die Kommunikation mit und unter den Mitarbeitern und (3) das Zeit- und Wissensmanagement.
Zu (1) wurden mit den Chefs gemeinsame Ziel und Abgrenzungen erarbeitet und daraus klare Verantwortungsdefinitionen getroffen. In der Umsetzungsphase wurden die Chefs gecoacht. (2) wurde in mehreren problemorientierten Arbeitskreisen zunächst bewusst gemacht, anschließend haben die Mitarbeiter und Chefs gemeinsam in einem moderierten Prozess eine Reihe von Maßnahmen entwickelt und umgesetzt, um die Kommunikation zu verbessern. Zu (3) wurden Mitarbeiter und Chefs im Zeit- und Projektmanagement geschult, daraus heraus ergaben sich organisatorische Maßnahmen zur Fehlervermeidung, u.a. auch zur Teilung von Wissen.

Ergebnis:
Die beiden Chefs haben Freiraum für ihre Hauptaufgaben gewonnen und kommen sich in Projekten nicht mehr gegenseitig in die Quere. Die Verantwortungen sind klar definiert, durch Kommunikationsregeln (z.B. für Emails, Jour-Fix-Termine, Meeting-Spielregeln) fühlen sich die Mitarbeiter besser eingebunden, Informationen liegen dort vor, wo sie benötigt werden und es passieren deutlich weniger Fehler. Durch das Wandel-Projekt hat sich die Stimmung deutlich verbessert, alle ziehen wieder am gleichen Strang. Die Arbeit macht erkennbar wieder Spaß.